Assurez-vous d’avoir très clairement en tête vos trois critères ou consultez la vue d’ensemble de toutes les formes.
En fonction de vos critères de préférence, on vous propose un outil numérique spécifique qui correspond le mieux à vos besoins.
La communication synchrone en groupe est moins simple. Employez donc de préférence des règles plus strictes que pour un chat individuel, sinon cela risque de poser beaucoup de confusion et de passer à côté de l’objectif de l’accompagnement.
Établissez clairement à l’avance comment vous travaillez, combien de temps votre session va durer (heure de début et de fin), de quoi vous allez parler et indiquez que vous allez sauvegarder le chat.
Sauvegarder la discussion du chat vous offre l’avantage de pouvoir y revenir plus tard, d’une part, pour évaluer le processus d’apprentissage de vos apprenants et, d’autre part, pour indiquer les questions que vous avez traitées.
Veillez à ce que tout le monde ait pris en main à l’avance l’outil que vous utiliserez pour accompagner le groupe.
Rédigez de préférence une sorte de nétiquette pour le déroulement de la session.
Ne dépassez pas 90 minutes pour une session. Si elle peut être plus courte, c’est encore mieux. Si les sessions durent trop longtemps, vous risquez de perdre l’attention de vos apprenants.
Accueillez chaque apprenant individuellement. De cette façon, vous saurez si la connexion est bonne.
Indiquez clairement quand la session commence effectivement.
Désignez de préférence un modérateur qui donnera la parole. Vous pouvez également jouer ce rôle, mais ce n’est pas si évident puisque vous êtes là en tant que e-coach pour accompagner le processus d’apprentissage.
Commencez à l’heure dite. Donnez toujours rendez-vous au minimum 5 minutes à l’avance, afin que tout le monde ait le temps d’ouvrir sa session.
Expliquez brièvement au tout début le but de la session.
Structurez correctement votre session pour que tout le monde ne pose pas n’importe quelle question n’importe comment.
.Essayez de répondre clairement et brièvement aux répondes des apprenants. Ne répondez qu’à une seule question à la fois.
Vérifiez toujours que la réponse donnée répond aux attentes de votre apprenant, ainsi qu’à celles de vos autres apprenants avant de passer à la question suivante.
Annoncez à la fin de la session que le temps imparti pour la conversation en ligne est écoulé et que vous quittez le salon de discussion.
Cela apporte une énorme valeur ajoutée à votre apprenant, étant donné que vous le guidez personnellement et vous pouvez vous concentrer sur les points personnels de votre apprenant. Il va sans dire qu’il s’agit d’une activité chronophage. Soyez-en conscient.
Établissez clairement à l’avance la fréquence et le temps que vous allouerez pour chaque entretien individuel.
Informez votre apprenant que vous sauvegarderez éventuellement la conversation du chat. La sauvegarder vous offre l’avantage de pouvoir y revenir plus tard, d’une part, pour évaluer le processus d’apprentissage de votre apprenant et, d’autre part, pour indiquer les questions que vous avez traitées.
Restez concentré sur votre sujet afin d’éviter de dévier de votre rôle de e-coach. Vous êtes là, après tout, pour aider et guider votre apprenant, pas pour régler des questions familiales.
Si vous répondez à une question, attendez une réponse de votre apprenant avant de poursuivre.
Si vous utilisez ce moyen de communication pour le e-coaching, vous l’utiliserez plutôt comme un canal de communication quand vous souhaitez une bonne interaction entre vous et vos apprenants. Limitez-vous à une communcation à sens unique, vous pouvez organiser cela parfaitement. Lors d’une session interactive, vous devrez prendre à l’avance des dispositions appropriées afin d’éviter que l’ensemble ne soit confus.
Donnez à l’avance un ordre du jour clair à vos apprenants.
Au début de la conférence, parcourez l’ordre du jour afin que chaque apprenant sache exactement ce qui va être vu.
Préparez-vous bien et balisez bien ce que vous voulez aborder avec vos apprenants.
Respectez strictement le timing que vous vous êtes imposé et demandez à ce que toute question supplémentaire soit envoyée pour qu’elles soient traitées lors de la session suivante.
Assurez-vous d’avoir une bonne qualité de connexion (visuelle et auditive).
Demandez à vos apprenants de n’allumer leur micro que lorsqu’ils ont une question à poser.
Utilisez votre voix normale d’un ton clair et intelligible.
Veuillez prendre note qu’il y a retard d’une seconde dans le son et qu’il vaut mieux faire une petite pause au cas où quelqu’un voudrait prendre la parole.
Prévoyez aussi un temps pour conclure la conférence.
C’est un procédé très intensif qui se rapproche fortement d’un entretien en face-à-face. C’est aussi possible d’organiser ce genre de session avec un groupe. Toutefois, cela exige un tr!s bon accompagnement, ce n’est pas si évident et c’est très stressant.
Testez votre lien vidéo à l’avance afin que vous n’ayez aucune difficulté au cours de la session elle-même.
Établissez clairement à l’avance la fréquence et le temps que vous allouerez pour chaque entretien individuel.
Restez concentré sur votre sujet afin d’éviter de dévier de votre rôle de e-coach. Vous êtes là, après tout, pour aider et guider votre apprenant, pas pour régler des questions familiales.
Si vous répondez à une question, attendez une réponse de votre apprenant avant de poursuivre.
Cela vous permet de vous occuper d’un plus grand groupe d’apprenants en même temps. Tous les apprenants peuvent lire les réactions. Les apprenants peuvent également se donner du feedback les uns les autres. De cette façon, vos apprenants peuvent eux-même prendre en charge une partie de vos tâches de e-coach.
Vous devez être en mesure de fermer le forum aux apprenants et collègues qui ne doivent pas avoir accès à certaines informations confidentielles.
Travaillez de préférence avec une structure particulière dans votre forum afin qu’au fil du temps, le fil reste toujours clair et que vous puissiez facilement faire référence à une discussion spécifique.
Avant de poster vos commentaires sur le forum, laissez-les un peu de côté et relisez-les. Sinon, vous risquez que vos commentaires puissent heurter vos apprenants parce que vous les aurez écrits trop vite ou formulés trop séchement.
Etablissez clairement quand vous serez présent sur le forum. Consultez-le régulièrement pour vérifier si quelque chose a été ajouté.
Accompagner le forum ne signifie pas que vous en soyez le meneur.
Laissez vos apprenants interagir entre eux et intervenez seulement si vous trouvez que la discussion prend la mauvaise direction ou s’il y a trop peu d’activité autour d’un thème particulier.
L’utilisation du courrier électronique dans le e-coaching apparaît comme évident et naturel parce que vous y êtes familier. Si vous donnez vos feedbacks de cette façon, vous serez plus enclin à bien les structurer et à réfléchir à la formulation. Parfois, les apprenants veulent des feedbacks plus rapidement et cela ne joue pas en faveur du courriel électronique parce que généralement le délai est plus long et dans ce cas, personne d’autre ne peut donner de feedback à l’apprenant.
Assurez-vous de ne pas traiter trop d’éléments dans un e-mail, afin d’éviter que certains points n’échappent à l’attention de votre apprenant.
Organisez de préférence clairement votre arborescence de courrier afin de retrouver rapidement les feedbacks de vos différents apprenants, que vous aurez classés en dossiers et sous-dossiers.
Le fait de tout classer dans des dossiers évitera également que d’anciens mails ne soient ensevelis/noyés par les mails plus récents.
Classez également de préférence vos mails réponses dans un (ou plusieurs) dossier(s) de cette structure.
Tenez-vous en strictement aux moments prévus pour répondre aux mails et au temps imparti.
L’utilisation du courrier électronique dans le e-coaching apparaît comme évident et naturel parce que vous y êtes familier. Si vous donnez vos feedbacks de cette façon, vous serez plus enclin à bien les structurer et à réfléchir à la formulation. Parfois, les apprenants veulent des feedbacks plus rapidement et cela ne joue pas en faveur du courriel électronique parce que généralement le délai est plus long et dans ce cas, personne d’autre ne peut donner de feedback à l’apprenant.
Assurez-vous de ne pas traiter trop d’éléments dans un e-mail, afin d’éviter que certains points n’échappent à l’attention de votre apprenant.
Organisez de préférence clairement votre arborescence de courrier afin de retrouver rapidement les feedbacks de vos différents apprenants, que vous aurez classés en dossiers et sous-dossiers.
Le fait de tout classer dans des dossiers évitera également que d’anciens mails ne soient ensevelis/noyés par les mails plus récents.
Classez également de préférence vos mails réponses dans un (ou plusieurs) dossier(s) de cette structure.
Tenez-vous en strictement aux moments prévus pour répondre aux mails et au temps imparti.
En utilisant la vidéo comme outil pour votre e-coaching, vous ajoutez une dimension supplémentaire à l’ensemble. Cela vous permet de répondre à la communication non verbale perdue dans les méthodes de coaching présentées précédemment. Un enregistrement vidéo est juste un peu plus difficile que l’audio parce que vous êtes à l’image. Assurez-vous de regarder votre apprenant, sinon la vidéo n’apporte rien de plus à l’apprenant par rapport à un enregistrement audio.
Assurez-vous d’enregistrer votre vidéo dans un endroit calme et dans un lieu fermé afin d’éliminer autant que possible les bruits de fond.
Informez vos collègues que vous êtes en pleine séance d’e-coaching et que vous ne souhaitez donc pas être dérangé.
Eteignez votre téléphone et votre logiciel de courrier électronique afin de ne pas enregistrer de bruits inattendus dans votre vidéo.
Assurez-vous de vous placer devant un arrière-plan neutre afin de ne pas distraire l’attention de votre apprenant.
Parallèlement à l’enregistrement d’une vidéo, vous pouvez aussi donner un feedback fiable à l’aide d’un screencast. Les screencasts servent principalement à expliquer certains procédés de logiciels. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans les modules « Conception » et « Développement ».
Avec cette forme de communication, vous pourrez mettre plus de sentiments dans vos feedbacks et mieux exprimer les nuances. Les enregistrements audio sont très efficaces dans les formations linguistiques. Cela vous demandera beaucoup plus de temps et certainement de l’entraînement. Ne soyez pas trop exigeant envers vous-même. Inutile de supprimer tous vos « euh » d’hésitation par exemple, parce que vous en faites aussi lors de vos séances en classe.
Démarrez votre audio avec un message positif.
Spécifiez ensuite ce qu’il faut améliorer. Assurez-vous que ce ne soit pas perçu de façon trop critique.
Concluez par une touche motivante.
Assurez-vous que vos fichiers audio ne soient pas trop lourds. Cela prend plus de temps à recevoir et à ouvrir. L’apprenant aura également besoin de plus de temps pour étudier le message audio.
Soyez attentif à ne pas exagérer votre intonation. Ecoutez de préférence vos feedbacks à nouveau avant de les transférer à votre apprenant.
Parlez calmement et clairement.
Préparez bien votre enregistrement audio, afin de transférer votre message de manière concise.
Assurez-vous d’enregistrer votre son dans un endroit calme et dans un lieu fermé afin d’éliminer autant que possible les bruits de fond.
Informez vos collègues que vous êtes en pleine séance d’e-coaching et que vous ne souhaitez donc pas être dérangé.
Eteignez votre téléphone et votre logiciel de courrier électronique afin de ne pas enregistrer de bruits inattendus dans votre enregistrement audio.
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